Pengertian Surat Berdasarkan Para Ahli

Surat merupakan alat komunikasi di samping televisi, radio, telepon, telegram, dan internet.

Di antara sarana komunikasi yang disebut di atas, surat memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan yang lainnya, yaitu:

1. Surat dapat menyampaikan pikiran sesuai dengan kehendak secara lengkap, 
2. Surat tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu, 
3. Seorang pembaca dapat membacanya berulang-ulang bila dirasakan belum memahami isinya, dan 
4. Surat dapat diarsipkan sebagai dokimen sebuah organisasi.
5. Sebagai sarana komunikasi tertulis surat sudah banyak dikenal oleh masyarakat. 

Surat adalah suatu sarana yang menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi, atau perusahaan .
(Tedjasutisna, 1995: 75).

Senada dengan pendapat Tedjasutisna surat adalah salah satu sarana komunikasi terulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (organisasi, orang atau instansi) kepada pihak lain (orang, organisasi, atau instansi).
(Arifin, 1996:2).

Mustikim (1994: 162), mengemukakan bahwa surat dapat dibedakan berdasarkan:

1. Jenis-jenis surat; dan
2. Fungsi Surat.

1. Jenis-Jenis Surat

Berdasarkan kepentingan isi surat, surat dapat dibedakan atas tiga jenis surat, yaitu:

• Surat dinas, 
• Surat pribadi, dan
• Surat niaga/ bisnis.

Berdasarkan kerahasiaan isi, surat mempunyai empat jenis, yaitu:

• Surat sangat rahasia, 
• Surat rahasia, 
• Surat konfidensial, dan
• Surat biasa.

Berdasarkan tujuan, surat dapat dibedakan menjadi lima jenis, yaitu:

• Surat lamaran, (b) surat panggilan, (c) surat undangan, (d) surat keterangan, dan (e) surat peringatan.

Berdasarkan cara pengiriman, surat dapat dibedakan atas:

• Surat bersampul, 
• Surat tercatat, 
• Kartu pos, 
• Telegram, 
• Teleks, dan 
• Facsimile.

Berdasarkan wigati (urgently), surat terdiri atas:

• Surat tercatat, 
• Surat kilat, dan 
• Surat kilat khusus.

2. Fungsi Surat

Fungsi surat memegang peranan sebagai barometer kemajuan lembaga artinya surat yang bagus isi dan penampilannya akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga yang mengeluarkan surat tersebut.

Menurut Agus Sugiarto (2005: 5-6)fungsi surat sebagai berikut :

• Alat bukti tertulis.
• Alat untuk mengingat.
• Pedoman untuk bertindak.
• Duta atau wakil organisasi.
• Dokumen historis dari suatu kegiatan.
• Keterangan keamanan.

Fungsi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain karena surat berfungsi mencerminkan citra atau wibawa pihak pengirim.

Adapun fungsi surat menurut Yose Rizal (2003:2) yaitu sebagai berikut :

• Surat sebagai alat komunikasi (tulis).
• Surat sebagai tanda bukti, hitam diatas putih.
• Surat sebagai alat dokumentasi.
• Surat sebagai bukti historis.
• Surat sebagai alat pengingat.
• Surat sebagai pedoman untuk bertindak mengambil keputusan.
• Surat sebagai keterangan keamanan.
• Surat sebagai duta atau wakil organisasi.
• Surat sebagai alat mempermudah bagian tata usaha atau kearsipan.

Dikatakan tetap praktis karena alat bukti tertulis yang disampaikan asli dari sumbernya sesuai dengan tata cara surat yang baik atau bisa sebagai alat pengingat karena dapat menyimpan rahasia secara baik.

Dan dikatakan ekonomis karena tidak memerlukan biaya pembuatan yang cukup mahal, melainkan biaya yang dibutuhkan sangat efisien atau terjangkau begitu pun dengan pengirimanya.

Syarat Surat Yang Baik

Menurut Sedarmayanti (2001: 163) surat yang baik itu harus obyektif bukan subyektif, sistematis dalam susunan isi suratnya, singkat, jelas (kepada siapa, dari mana, tentang apa), isinya lengkap, sopan, wujud fisik yang menarik. Syarat surat yang baik menurut Ramelan dalam bukunya:

Pedoman Lengkap Menulis Surat Bisnis Modern

(2005:12) sebagai berikut :

• Bentuk surat harus sesuai dengan isi.
• Bahasa yang digunakan tidak boleh kasar atau tidak menyinggung perasaan dan tetap menjaga sopan santun.
• Kalimat dalam surat harus memenuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar.
• Isi surat tidak bertele-tele bahasa yang efisien, efektif dan lugas tetapi sopan, jauh lebih mudah dipahami dan lebih mengesankan.
• Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun sesuai dengan peraturan, untuk itu penulis harus memahami berbagai bentuk surat yang digunakan.
• Penggunaan singkatan kata yang umum dipakai dalam surat menyurat.
• Penggunaan tanda baca dan huruf besar pada tempatnya.
• Menarik wujud dan fisiknya (mutu kertas, bentuk surat, ketikan, dsb).

Demikina pengertian surat bedasarkan para ahli, karena pentingnya sebuah surat dalam menyampaikan informasi dalam keorganisasian dan pentingnya peranan sebuah surat, maka dalam penulisan maupun pengelolahannya harus dikerjakan sebaik mungkin agar dapat membantu memperlancar tercapainya suatu tujuan sebuah organisasi. Karena surat merupakan alat komunikasi tertulis sebagai bukti otentik “hitam diatas putih”. 

☆☆☆☆☆

Artikel ini sudah di muat di : [belajarpsikologi.com]